Automatiser ses réponses aux appels d'offres – Mise en place du DUME et création d'un mémoire technique personnalisé

Objectifs de la formation

• À l'issue de la formation, les participants seront capables de :
• Identifier les différentes pièces d'un dossier de consultation des entreprises.
• Comprendre les principales étapes d'une réponse à un appel d'offres.
• Repérer les critères de sélection et les exigences de l'acheteur.
• Organiser les informations et documents réutilisables de leur entreprise.
• Comprendre le rôle et la structure du DUME.
• Préparer les informations nécessaires à la constitution d'un DUME.
• Élaborer une trame de mémoire technique personnalisable.
• Adapter le contenu du mémoire technique aux exigences d'un appel d'offres.
• Utiliser des outils numériques pour faciliter la recherche, la rédaction et le classement.
• Identifier les possibilités et les limites de l'automatisation et de l'intelligence artificielle.
• Mettre en place une méthode de contrôle avant dépôt.
• Construire un processus de réponse plus rapide, cohérent et sécurisé.

Profil des bénéficiaires

Contenu de la formation

Première session : comprendre et mettre en place 1. Comprendre les appels d'offres Définition et vocabulaire essentiel des marchés publics. Présentation des principales pièces d'un dossier de consultation. Règlement de la consultation, acte d'engagement, CCTP, CCAP et bordereaux. Distinction entre candidature et offre. Identification des dates, délais, formats et modalités de dépôt. Lecture des critères de jugement et de leur pondération. Repérage des exigences obligatoires et des éléments différenciants. 2. Diagnostiquer l'organisation de l'entreprise Analyse du processus actuel de réponse. Identification des difficultés : délais, documents dispersés, réponses génériques ou oublis. Inventaire des documents administratifs, commerciaux et techniques disponibles. Classement des informations permanentes et des informations à actualiser. Définition d'une organisation documentaire adaptée à la TPE. Création d'une base de ressources réutilisables. 3. Préparer les éléments administratifs et le DUME Présentation du DUME et de son utilité dans la candidature. Identification des rubriques à compléter. Informations relatives à l'entreprise, aux capacités et aux références. Préparation des données nécessaires à la saisie. Points de vigilance concernant les informations déclarées. Organisation des justificatifs et pièces complémentaires. Mise en place d'un tableau de suivi des documents et de leur validité. 4. Construire un mémoire technique personnalisé Rôle du mémoire technique dans l'évaluation de l'offre. Analyse du besoin et des attentes de l'acheteur. Méthode de lecture du CCTP pour identifier les réponses attendues. Construction d'un plan cohérent. Présentation de l'entreprise et compréhension du besoin. Méthodologie d'intervention. Moyens humains, matériels et organisationnels. Qualité, suivi, contrôle et gestion des éventuels incidents. Engagements environnementaux et sociaux. Références, expériences et éléments de preuve. Différence entre une trame réutilisable et une réponse personnalisée. Création d'une première structure adaptée à l'activité du participant. 5. Découvrir l'automatisation Principes de l'automatisation d'un processus de réponse. Utilisation de modèles, champs variables et bibliothèques de contenus. Tableaux de suivi et check-lists. Nommage, classement et versionnage des fichiers. Outils bureautiques et espaces de stockage partagés. Utilisation raisonnée d'outils d'intelligence artificielle pour : analyser un dossier de consultation ; repérer les exigences ; structurer un plan ; reformuler un contenu ; contrôler la cohérence d'une réponse. Vérification humaine, confidentialité et protection des données. Limites de l'automatisation : absence de réponse automatique sans analyse du dossier. Travail intersession Entre les deux lundis, chaque participant est invité à : Sélectionner un appel d'offres réel ou un cas pratique. Compléter ou actualiser les informations de son entreprise. Rassembler les documents administratifs nécessaires. Préparer les éléments utiles à son DUME. Compléter la trame de mémoire technique. Tester l'organisation documentaire et les outils proposés. Identifier les difficultés, questions ou points à améliorer. Un accompagnement peut être prévu par courriel ou dans un espace partagé afin de permettre le suivi des avancées. Deuxième session : analyser, corriger et finaliser 6. Retour sur les travaux réalisés Présentation des avancées de chaque participant. Analyse des difficultés rencontrées. Correction des erreurs et oublis. Réponses aux questions individualisées. Ajustement de la méthode selon les activités et les outils utilisés. 7. Finaliser le DUME et le dossier administratif Vérification des informations saisies. Contrôle de la cohérence entre le DUME et les autres pièces. Identification des documents manquants ou expirés. Organisation du dossier final de candidature. Création d'une check-list administrative. 8. Personnaliser le mémoire technique Mise en correspondance entre les exigences du marché et les réponses proposées. Adaptation de la trame au dossier étudié. Suppression des contenus génériques ou non pertinents. Ajout d'éléments de preuve et d'engagements concrets. Amélioration de la lisibilité et de la présentation. Vérification de la cohérence entre le mémoire technique, le devis et les autres documents. Relecture selon les critères de jugement de l'acheteur. 9. Mettre en place le processus de réponse Définition des étapes internes et des responsabilités. Création d'un calendrier type. Mise en place d'un tableau de pilotage. Organisation de la validation finale. Contrôle des signatures, formats, pièces et délais. Préparation du dépôt sur le profil acheteur. Archivage de la réponse et capitalisation pour les prochains marchés. Livrables remis Chaque participant pourra repartir avec : Une méthode de lecture d'un dossier de consultation. Une trame d'organisation des documents de l'entreprise. Un tableau de suivi des pièces administratives. Une base de préparation du DUME. Une trame de mémoire technique personnalisable. Une check-list de contrôle avant dépôt. Un processus de réponse adapté à son organisation. Les supports et modèles utilisés pendant la formation.

Moyens pédagogiques et évaluation

Méthodes pédagogiques

Moyens pédagogiques et techniques Documents supports de formation. Présentation projetée ou partage d'écran. Études de dossiers de consultation. Analyse de documents réels ou anonymisés. Exercices pratiques individualisés. Modèle de DUME et tableaux de préparation. Trame de mémoire technique. Check-list de contrôle avant dépôt. Démonstration d'outils numériques. Mise à disposition des supports et modèles à l'issue de la formation. Utilisation, lorsque cela est possible, des documents professionnels des participants.

Modalités d’évaluation

Feuilles de présence. Évaluation du niveau et des attentes en début de formation. Questions orales et échanges réguliers. Exercices pratiques au cours des deux sessions. Analyse d'un dossier de consultation. Préparation des éléments d'un DUME. Construction ou amélioration d'un mémoire technique. Vérification d'une check-list de réponse. Évaluation des acquis en fin de formation. Questionnaire de satisfaction. Certificat de réalisation de l'action de formation.

Équipe pédagogique

Équipe pédagogique La formation est dispensée par Frédérique ANDREETTI, spécialisée dans les marchés publics, la structuration des réponses aux appels d'offres et l'utilisation des outils numériques.

Prochaines dates

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